So verändert Covid-19 den Arbeitsalltag von Beratern und Entwicklern: Der SAP und Unternehmensberater Holger Lexow beschreibt in einem Beitrag seine Beobachtungen. Dabei zeigt er deutlich auf, welche Chancen sich für Unternehmen aus der Krise ergeben und wie man durch Home-Office nicht nur die eigenen Beschäftigten schützt, sondern auch die Produktivität steigern kann.

In der Vergangenheit sprach die Wirtschaft von Digitalisierung, von Effizienzsteigerung in den Prozessen, von Vermeidung oder Verschwendung. Höher, weiter, schneller war das Ziel. Natürlich zum günstigsten Preis und am besten Offshore. Die Themen schienen sich oft im Kreis zu drehen, da sowohl soziale Herausforderungen als auch die gerechtfertigten Hürden des Datenschutzes und der Datensicherheit zermürbende, unternehmensinterne Diskussionen hervorriefen. Selbst Home-Office war bis vor Kurzem in vielen Unternehmen unerwünscht oder blieb nur bestimmten Personen vorbehalten. Die Angst, die sich hier verbarg: Kontrolle zu verlieren. Traurige Wahrheit: Bei all diesen Themen sind die zögerlichsten Unternehmen immer noch dem öffentlichen Dienst meilenweit voraus.

Arbeitsalltag vor Covid-19

Als bspw. SAP Berater ist meistens eine Vorgabe von Unternehmen, vor Ort zu sein und zu unterstützen: Von Montag-mittag bis Donnerstag-nachmittag. Häufig kommen Reisezeiten von bis zu 10 Stunden pro Woche hinzu, die der Berater zum Kunden fährt oder gar fliegt. Danach beginnt in vielen großen Projekten, die anstrengende Suche nach einem Arbeitsplatz oder freien Projekträumen, die für die entsprechenden Abstimmungen im Team genutzt werden können. Das bedeutet auch: Permanente Raumwechsel bestimmen den Tag. Inklusive nicht schmeckendem Kaffee aus einem Automaten.

Bei einer 40 Stunden Woche entfallen so 10 Stunden nur auf die Reisezeit, zuzüglich der Kosten und Zeiten für Anreise bzw. Abreise zum Hotel. Allein für die Raumwechsel sind bei sechs Meetings mit jeweils einer Stunde Dauer am Tag, oft jeweils weitere 10 min „Umzugszeit“ einzuplanen.

Chancen im neuen Beratungs-Alltag

Aber was passiert, wenn die Kontrolle ein Virus übernimmt? Wenn sich die Gewohnheiten durch ein Virus erzwungen, verändern müssen? Dann ist es Zeit, für alle zu sagen: „Raus aus der Komfortzone“. Das Leben aller Beraterinnen und Berater verändert sich in Zeiten von Corona gewaltig. Ja, es geht weiter – nur ganz anders als zuvor. Produzierende Unternehmen schützen die eigene Produktion und versuchen ein Maximum an Sicherheit für ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu gewährleisten. Kantinen werden explizit und ausschließlich den Produktionsfachkräften zur Verfügung gestellt. Alle Fachbereiche, die nicht unbedingt Vorort benötigt sind, werden in das Home-Office verlagert. Alle Unternehmensberaterinnen und -berater fahren nach Hause oder fliegen in die fernen Heimatländer zurück. Die Projekte werden nur noch remote geführt und bieten so ein Maximum an Sicherheit für alle Beteiligten.

Der Alltag ist nun kontrolliert von einem Virus, der uns eine veränderte Lebensweise aufzwingt und für Verschiebungen sorgt. Aus der Not heraus entstehen neue, jedoch bereits bekannte Methoden der Zusammenarbeit. Nur dieses Mal: Ohne zermürbende Diskussionen.

Weiter im Beispiel: Als  SAP Berater fängt der Alltag nun statt Montag-mittag schon Montag-morgen an. Die Suche nach einem geeigneten Arbeitsplatz entfällt, genauso wie die Fahrzeiten. Allein dies sorgt für eine Effizienzsteigerung von 20 %, zuzüglich eingesparter Hotel- und Reisekosten. Eine Telefon- oder Videokonferenz reiht sich an die andere. Die Besprechungsdokumentation erfolgt, wie gewohnt am Laptop und wird per e-Mail an die Teilnehmenden versendet. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer kennen sich persönlich von den vorangegangenen Terminen vor Ort. So findet trotzdem, der ein oder andere Small-Talk statt und lockert die Videokonferenzen auf. On Top: Zwischen den Meetings besteht außerdem die Möglichkeit einen aromatischen Kaffee, aus der eigenen Kaffeemaschine zu genießen.

Durch die virtuelle Arbeitsweise über Telefon oder Videokonferenz entfallen zudem auch die Suche nach Projekträumen und Zeitverluste durch Raumwechsel. Praktisch kann ein Meeting, dem Nächsten folgen. Ja, dies birgt auch Gefahren und zwingt zu einer disziplinierten sowie strukturierten Arbeitsweise mit geplanten Pausen, um sich entweder kurz zu erholen oder Ergebnisse zu dokumentieren und neue Maßnahmen zu planen. Aber auch diese Vorgehensweise bringt weitere Effizienzsteigerungen von etwa 10 %. Somit bestätigt sich in diesem Fall die These, das Home-Office wesentlich effizienter ist. Bei einer 40 Stunden Woche können somit, die vollen acht Stunden des Arbeitstages genutzt und damit zur produktiven Arbeitszeit werden.

Proaktives Wirken

Aber was ist außerdem erforderlich, um die notwendige Kontrolle zu erreichen und nicht das Projekt dem Selbstlauf zu überlassen? Die Dokumentation gegenüber den Stakeholdern des Projektes ist etwas umfangreicher und exakter zu gestalten. Vor allem gilt es, offen und aktiv zu kommunizieren. Jedes Projektmitglied ist nun aufgefordert, sich selbst aktiv ins Projektgeschehen einzubringen, die eigenen Themen zu verfolgen und aktiv an die anderen Projektmitglieder heranzutragen.
Nachteilig stellen sich Zeitverschiebungen in anderen Ländern heraus. Diese verlangt den anderen Projektteilnehmenden, neben den sprachlichen Barrieren auch eine deutlich höhere, oft nicht gegebene Flexibilität ab. Hier kann die Effizienz durch das Schaffen einer einheitliche Projektzeitzone oder durch Engagement von inländischen Beratern wie auch Entwicklern gesteigert werden.

Fazit zu den Veränderungen

Insgesamt zeigt sich deutlich, dass viele Themen effizienter und schneller abgearbeitet werden können. Selbst das Ruhen und Einteilen der Arbeit im Home-Office ist nun Eigenorganisation. Dies und der eigenverantwortliche Umgang mit Arbeitszeit und Freizeit sind die einzigen, weiteren Anforderungen an Beraterinnen und Berater. Am Ende ergibt sich sogar eine Effizienzsteigerung von bis zu 30 % bei gleichbleibender Freizeit und erheblicher Einsparung von Reisezeiten. Diese Vorteile spiegeln sich in der Projektzeit wider und können an den Kunden weitergegeben werden. Zudem wird die Umwelt geschont und entstehender Stress, durch bspw. Autofahren und Staus, wird auf Null reduziert.

Bei dem langjährigen IT-Dienstleister Inwerken ist diese Art der Arbeitsweise bei vielen Kunden bereits Standard. Doch auch hier hat die Umsetzung in der Vergangenheit eine Weile gedauert, denn jedes Unternehmen arbeitet anders und muss entsprechende Technologien für sich prüfen und auswählen. Am Ende entsteht eine Win-Win Situation bei der Auftraggeber, Auftragnehmer und entsprechende Projektmitglieder zufrieden sind. Die Organisation kontrolliert sich von selbst, getrieben durch aktive Kommunikation und starke Projektleitungen.

Dabei gilt: Wenn die Projektmitglieder sich bereits kennen, das Unternehmen sowie dessen Kultur und Arbeitsweise bereits vermittelt wurden und entsprechend bekannt sind, stellt sich die Projektarbeit im Homeoffice effizienter dar, als man vielleicht vermutet hat. Diese Effizienz kann unter bestimmten Bedingungen, wie einem gut gemanagten Alltag im Home-Office, einer durch die Projektmitglieder aktiv gelebten Kommunikationsweise, in gleicher Landessprache und gleicher Zeitzone noch gesteigert werden. Neben den Zeitvorteilen leisten Unternehmen so, einen nicht zu vernachlässigender Beitrag zum Umweltschutz.

Musste uns das erst ein Virus aufzwingen?

Inwerken AG – Gestärkt aus der Corona Krise hervorgehen – Packen wir es gemeinsam an – die digitale Zukunft und Ihr Beitrag zum Umweltschutz.